[MÚSICA] Con esta unidad explicaremos los conceptos que hay que conocer y entender para trabajar con bases de datos, qué es una tabla, un formulario, una consulta, un informe, una relación, una clave, un índice, un registro, y un campo. Con estos conceptos asimilados you podemos comenzar a trabajar con la base de datos. Primero, veremos qué es una base de datos y para qué sirve. Después, veremos la importancia de diseñar bien la base de datos antes de ponerse a trabajar con la aplicación. Veremos los diferentes objetos de una base de datos y cuál es la función de cada uno de ellos. Veremos por qué es importante establecer una clave principal. Cuándo hay que indexar un campo y cuál es su utilidad. Y para acabar, veremos qué son las relaciones y cuál es su función. Comenzaremos repasando los conceptos básicos que hay que entender para trabajar con bases de datos. Lo primero que hemos de saber es qué es una base de datos. Una base de datos es un conjunto de información organizada de forma lógica, de manera que se pueda extraer toda la información, o una parte, en cualquier momento. Por ejemplo, si guardamos los datos de una academia en una base de datos, podremos imprimir una lista de sueldos por departamentos, ordenar los datos por orden alfabético, o crear formularios para facilitar la entrada de datos. Es muy importante que antes de empezar a trabajar con Access penséis detalladamente en el diseño de la base de datos. Deberéis tener clara la estructura de la información que queréis almacenar, evitar que los datos se repitan y pensar en la información que queréis seleccionar para mostrar en informes o en consultas. Técnicamente, solo se necesita una tabla para que la base de datos funcione. De todas maneras, es un error introducir demasiada información en una sola tabla. Access es una base de datos relacional y, por tanto, está preparada para almacenar múltiples tablas y crear relaciones entre ellas. Por ejemplo, para construir una base de datos de una gestión académica necesitaríais, en principio, estas tablas. En la tabla Alumnos almacenaríais los datos de los alumnos; en la tabla Profesorado, los datos de los profesores; y en la tabla asignaturas, los datos de las asignaturas. Es decir, cada cosa en su sitio. En la tabla Alumnos no es necesario almacenar los datos de las asignaturas que se matriculan estos alumnos, deberéis crear una nueva tabla llamada Matrícula con sus datos y racionaréis las tablas Alumnos, Asignaturas y Matrícula para cruzar la información. Pero con estas tablas no será suficiente, deberemos crear más tablas como Departamentos, Gastos y todas las que creamos necesarias. Una base de datos de Access está formada por diferentes tipos de objetos, en este curso trabajaremos cuatro de estos objetos. Tablas, consultas, formularios e informes. Las tablas son los objetos principales de la base de datos, es donde se almacena la información. Los datos almacenados se visualizan en columnas y filas, como en una hoja de cálculo. Cada fila de una tabla es un registro, por ejemplo, los datos de un alumno. Cada registro almacena un conjunto de información dividida en columnas llamadas Campos, por ejemplo, el teléfono de un alumno. En la intersección entre un registro y un campo se almacena un dato y la llamamos Celda, por ejemplo, el teléfono de un alumno. Las consultas sirven para seleccionar de la tabla o las tablas una información concreta. Por ejemplo, los apellidos, nombres y fecha de nacimiento de los alumnos, o los alumnos matriculados en una determinada asignatura. Podéis escribir la información directamente en la tabla pero es incómodo, por esta razón se crean los formularios, para introducir la información de manera sencilla, gracias a la posibilidad de escoger la distribución de los datos y su formato. Básicamente, podemos crear formularios de dos tipos, con formato de ficha y con formato de lista. Los formularios están vinculados a las tablas de manera que la información que tecleáis en un formulario se almacena directamente en la tabla. Utilizad los formularios para visualizar, modificar y añadir información en las tablas. Los informes están pensados para mostrar información que será imprimida. Los informes son recopilaciones de datos con un formato especial y organizados según unos requerimientos. Por ejemplo, se podría necesitar un informe de sueldos agrupados por departamentos. Aunque los formularios se pueden imprimir, normalmente se utilizan los informes para esta función. En los informes no se puede modificar ni añadir información, solo visualizarla. La clave principal es un campo, el valor del cual identifica de manera única cada registro de una tabla. Es decir, el contenido del campo no se repite nunca ni puede ser vacío. Por ejemplo, en la tabla Alumnos, el campo Teléfono no puede ser clave principal porque puede haber varios alumnos con el mismo teléfono. El campo DNI, en cambio, sí que puede ser campo clave porque identifica de forma única cada registro, dos personas no pueden tener el mismo DNI. El inconveniente sería que un campo clave no puede dejarse vacío y puede que a la hora de introducir los datos de un alumno no se disponga de esta información. Para evitar este inconveniente, lo ideal es crear un campo autonumérico, por ejemplo, IDalumno. Para relacionar las dos tablas, una de las condiciones es que las dos deben tener un campo clave, de aquí la importancia de los campos clave, sin ellos no podríamos relacionar dos tablas. Si es necesario, podemos tener varios campos clave dentro de una misma tabla. Indexar un campo ayuda a encontrar y ordenar registros de manera más rápida. Imaginad lo que costaría encontrar un teléfono en la guía telefónica si no estuvieran ordenados. El índice puede ser de dos tipos, con duplicados, varios registros pueden tener el mismo valor; y sin duplicados, dos registros no pueden tener el mismo valor. Cuando definís un campo como clave principal, automáticamente queda indexado sin duplicados. Las relaciones entre tablas permiten separar la información de la base de datos en tablas diferentes, sin perder la comunicación entre ellas, para así ahorrar espacio y facilitar las consultas. Por ejemplo, la información correspondiente al departamento al cual pertenece un profesor, teléfono del departamento o jefe de departamento, no debe ponerse en la tabla Profesorado. Lo que se hace es crear otra tabla, Departamentos, con esta información. De esta manera se ahorra espacio, you que solo será necesario introducir una vez los datos de cada departamento. Una vez creadas las dos tablas, las podréis relacionar de manera que para cada profesor tendréis acceso a los datos de su departamento.
